Geschäftsordnung
1. Zweck
Die Geschäftsordnung regelt die Aufgaben innerhalb des Vereins. Darüber hinaus legt sie die Zuständigkeiten innerhalb der Vorstände fest und regelt das Wahlverfahren.
2. Zusammensetzung des Vorstandes
Gem. Vereinssatzung ist zwischen folgenden Vorständen zu unterscheiden.
a) dem Gesamtvorstand,
b) dem geschäftsführenden Vorstand und
c) dem erweiterten Vorstand.
Der Gesamtvorstand setzt sich aus 12 Mitgliedern zusammen:
1. dem Vereinsvorsitzenden 2. dem Stellvertreter
3. dem 1. Kassenwart 4. dem 2. Kassenwart (Vertreter)
5. dem 1. Gewässerwart 6. dem 2. Gewässerwart (Vertreter)
7. dem 1. Schriftführer 8. dem 2. Schriftführer (Vertreter)
9. dem 1. Sportwart 10. dem 2. Sportwart (Vertreter)
11. dem 1. Jugendwart 12. dem 2. Jugendwart (Vertreter)
Der geschäftsführende Vorstand besteht aus
- dem Vereinsvorsitzenden - dem Kassenwart - dem Gewässerwart.
Zum erweiterten Vorstand gehören:
- die Mitglieder des Gesamtvorstandes
- die Mitglieder des Ehrenrates
- die Mitglieder des Festausschusses
- die Fischereiaufseher.
Nicht zum Vorstand gehören
- besondere Vertreter (in ihrer Funktion)
- Kassenprüfer
3. Wahlverfahren
Die Vorstandsmitglieder werden, wenn sie turnusmäßig zur Wahl heranstehen, in einer Hauptversammlung, nach dem in der Satzung festgelegten Wahlverfahren, mit einfacher Mehrheit gewählt.
4. Amtsperioden
Mitglieder des Gesamtvorstandes werden für 4 Jahre gewählt (Ausnahme Festausschuss). Um die Kontinuität innerhalb der Vorstände zu gewährleisten, erfolgt alle 2 Jahre eine Neuwahl für drei Vorstandsmitglieder und drei Vertreter. Der Ehrenratsvorsitzende und der 2. Beisitzer wird im 1. Wahljahr, der 1. Beisitzer im 2. Wahljahr gewählt. Dies sind in der Regel
im 1. Wahljahr 1. Vorsitzender, 2. Kassenwart
im 1. Wahljahr 1. Schriftführer, 2. Gewässerwart
im 1. Wahljahr 1. Jugendwart, 2. Sportwart
im 1. Wahljahr Ehrenratsvorsitzender, 2. Beisitzer
im 2. Wahljahr 1. Kassenwart, 2.Vorsitzender
im 2. Wahljahr 1. Gewässerwart, 2. Schriftführer
im 2. Wahljahr 1. Sportwart, 2. Jugendwart
im 2. Wahljahr 1. Beisitzer Ehrenrat
Jedes Vorstandsmitglied ist berechtigt von seinem Amt innerhalb seiner Amtsdauer zurücktreten, wenn es der Meinung ist, die weitere Verantwortung künftig nicht mehr übernehmen zu können. Jedes Vorstandsmitglied hat bis zu seinem Ausscheiden sein Amt voll zu erfüllen.
Ein Vorstandsmitglied kann (außer auf eigenen Wunsch oder Tod) nur durch eine Hauptversammlung abgelöst werden. Der Antrag ist vom geschäftsführenden Vorstand oder mindestens 9 Mitgliedern des Gesamtvorstandes einzubringen. In diesem Fall ist das Vorstandsmitglied nicht berechtigt sein Amt bis zur Entscheidung auszuführen.
Scheidet ein Vorstandsmitglied während seiner Amtszeit aus, ist der Vorstand berechtigt, diesen Posten neu zu besetzen. Dazu tritt in der Regel der Vertreter an seine Stelle und es wird ein neuer Vertreter bestimmt. Über diese Besetzung ist in der nächsten Hauptversammlung abzustimmen. Die Nachrücker übernehmen das Amt für die Restamtszeit ihrer Vorgänger.
Wenn mehr als drei Vorstandsmitglieder gleichzeitig ausscheiden, ist eine Ersatzwahl bei einer für diesen Zweck einberufenen Hauptversammlung erforderlich.
Die Mitglieder des Festausschusses werden auf unbestimmte Zeit gewählt. Die Mitglieder werden in einer Hauptversammlung gewählt. Sie scheiden auf eigenen Wunsch oder durch Beschluss einer Hauptversammlung aus. Bei Ausscheiden eines Mitglieds erfolgt bei Bedarf eine Selbstergänzung durch den Gesamtvorstand. Sie gilt bis zur nächsten Hauptversammlung.
Der Fischereiaufseher wird der für die Vereinsgewässer zuständigen Gemeinde auf Vorschlag der Jahreshauptversammlung zur Bestellung gemeldet. Die Bestellung ist zeitlich nicht befristet. Für eine Neubesetzung ist der zuständigen Gemeinde, nach einem entsprechenden Beschluss der Hauptversammlung, ein begründeter schriftlicher Antrag vorzulegen.
Kassenprüfer werden jeweils für 2 Jahre gewählt. In der Regel scheidet der 1. Kassenprüfer nach der Vorlage des Prüfberichts in der Jahreshauptversammlung aus und der 2. Kassenprüfer rückt nach. Der 2. Kassenprüfer wird dann neu gewählt. Auf Beschluss der Hauptversammlung kann in besonderen Fällen von dieser Regel abgewichen werden. Der Beschluss ist dann zu protokollieren.
Besondere Vertreter werden zeitlich begrenzt zur Erfüllung der zugeordneten Aufgaben durch den Vorstand bestellt.
5. Aufgaben der Vorstände
5.1. Allgemeines
Alle Vorstandsmitglieder haben die Vereinsinteressen nach außen und innen nach besten Kräften zu vertreten.
Sie können nur aus den Reihen der ordentlichen Mitglieder gewählt werden und haben die laufenden Geschäfte des Vereins zu besorgen.
Die Vorstandsmitglieder nehmen die in der Geschäftsordnung festgelegten Aufgaben eigenverantwortlich wahr. Darüber hinaus kann ihren durch eine Versammlung für besondere Aufgaben eine zeitlich begrenzte Befugnis erteilt werden. Diese ist in dem Protokoll, nach Art und Umfang, festzuhalten.
Alle Vorstandsmitglieder sind berechtigt besondere Fänge von Mitgliedern zu erfassen und haben diese nach Art, Gewicht und Größe (ggf. mit Foto) an den Sportwart zu melden.
Alle Vorstandsmitglieder haben in der Jahreshauptversammlung einen Jahresbericht über das abgelaufene, sowie einen Ausblick auf das laufende Geschäftsjahr vorzulegen.
Die Aufgaben innerhalb des Vorstandes werden grundsätzlich vom 1. Amtsinhaber wahrgenommen. Er wird dabei von seinem Vertreter unterstützt. Bei Verhinderung nimmt der Vertreter die Aufgaben vorübergehend wahr.
Der Vorstand kann für gewisse Vorhaben einen besonderen Vertreter bestellen. Aufgaben, Zuständigkeiten und Zeitraum sind in einem Protokoll festzulegen. Der beauftragte Vertreter ist in dieser Funktion kein Vorstandsmitglied.
Mitgliedern, denen Sachen aus der Bestandsliste zur Aufbewahrung übergeben wurden, melden dem Kassenwart das Vorhandensein und den Zustand in der letzten Monatsversammlung des Geschäftsjahres.
5.2. Gesamtvorstand
Der Gesamtvorstand bereitet Beschlüsse für die Monatsversammlung vor.
Er entscheidet über die vorübergehende/ergänzende Besetzung der Posten des erweiterten Vorstandes.
Er entscheidet über die Einberufung einer Hauptversammlung mit der entsprechenden Tagesordnung.
Alle Vorstandsmitglieder haben ein gleichwertiges Stimmrecht in den Versammlungen/Sitzungen.
Der Gesamtvorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als 50% der Mitglieder anwesend sind. Die Beschlussfassung erfolgt mit einfacher Mehrheit der anwesenden Teilnehmer.
Sollten so viele Vorstandposten vakant sein, dass die erforderliche Anzahl an Mitgliedern des Vorstandes fehlen, sind sie in dringenden Fällen für die Zeit bis zur Behebung des Mangels auf Antrag eines Beteiligten von dem für Esens zuständigen Amtsgericht zu bestellen.
Wenn der geschäftsführende Vorstand zu der Erkenntnis kommt, dass für ein Gewässer oder den Fischbestand eine akute Gefahr besteht, kann er ohne eine weitere Versammlung durchzuführen, Maßnahmen zur Beseitigung/Minderung sofort beschließen und umsetzen. (z.B. Änderungen/Einschränkungen der Erlaubnisse). Die Entscheidung ist in der nächsten Versammlung zum Beschluss vorzutragen.
5.3 Geschäftsführender Vorstand
Der geschäftsführende Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich.
Der geschäftsführende Vorstand trifft Entscheidungen mit einfacher Mehrheit. Jedes Mitglied kann verlangen, dass eine Entscheidung an den Gesamtvorstand weitergeleitet werden muss. Die Wirksamkeit der anstehenden Entscheidung wird dann bis zum Beschluss des Gesamtvorstandes ausgesetzt.
Ist ein Mitglied verhindert, nimmt sein Vertreter seine Aufgaben wahr. Der geschäftsführende Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder oder ihre Vertreter anwesend sind. Stimmberechtigt sind nur der Vereinsvorsitzenden, der Kassenwart und der Gewässerwart oder die Vertreter in deren Funktion. (maximal 3 Stimmberechtigte)
Kann für eine erforderliche Entscheidung eine Besprechung nicht rechtzeitig erfolgen, kann die Entscheidung schriftlich dem Vereinsvorsitzenden mitgeteilt werden. Diese ist dann zu den Akten zu nehmen.
5.4 Erweiterter Vorstand
Der erweiterte Vorstand tritt zu einer Besprechung zusammen, wenn Belange des Ehrenrates, des Festausschusses oder des Fischereiaufsehers betroffen sind.
Alle Mitglieder des erweiterten Vorstandes haben ein gleichwertiges Stimmrecht in der Besprechung des erweiterten Vorstandes.
Der erweiterte Vorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als 50% der Mitglieder anwesend sind.
5.5 Aufgaben im Einzelnen
5.5.1 Vereinsvorsitzender
An der Spitze des Vorstandes steht der Vorsitzende des Vereins.
Er ist berechtigt für den Verein Verträge abzuschließen, die in den Versammlungen beschlossen wurden, bzw. die im Rahmen der Kassenordnung ohne Beschluss abgeschlossen werden können.
Er beruft die Besprechungen und Versammlungen ein und leitet sie.
Sind Vorsitzender und sein Vertreter verhindert, übernimmt ein anderes Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes die Leitung.
Er hat das Recht, bei Veranstaltungen bzw. Versammlungen der Jugendabteilung anwesend zu sein. Ihm steht bei Entscheidungen in den Versammlungen der Jugendgruppe kein Stimmrecht zu. Er hat jedoch ein Vetorecht, wenn er der Überzeugung ist, dass ein Beschluss gegen Gesetze oder Vereinsbestimmungen verstößt. In diesem Fall ist der Beschluss bis zur Entscheidung durch den Gesamtvorstand auszusetzen. Bei Veranstaltungen der Jugendgruppe steht ihm nur ein Beobachtungs-, aber kein Teilnahmerecht zu.
Er ist dafür verantwortlich, dass das Vereinsregister beim Amtsgericht auf dem aktuellen Stand gehalten wird und verwahrt das Zeugnis des Amtsgerichts über die Eintragung.
Sollte der Verein seine finanziellen Forderungen nicht mehr erfüllen können, obliegt ihm die Pflicht zur Einleitung des Insolvenzverfahrens.
Im obliegt die Pflicht zur Bekanntmachung von Belangen mit öffentlichem Interesse im Anzeiger für das Harlingerland, sofern kein anderer Beschluss vorliegt.
Ihm steht eine Kontrollfunktion in allen Bereichen der Vereinsführung zu.
Der stellvertretende Vorsitzende soll von dem Vertretungsrecht nur im Falle der Verhinderung des Vorsitzenden Gebrauch machen. Er braucht die Verhinderung aber nicht nachzuweisen.
5.5.2 Kassenwart
Er führt die Kasse und die Bestandübersicht des Vereins. Auf Verlangen des Vereinsvorsitzenden hat er jederzeit Einsicht in die Kassenunterlagen zu ermöglichen.
Die Kassenführung erfolgt in einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Für alle Einnahmen und Ausgaben sind Titel festzulegen.
Er hat alle Ein- und Ausgaben zeitnah zu erfassen und durchzunummerieren und getrennt nach Ein- und Ausgaben zu verbuchen. Die Zahlungstermine sind pünktlich einzuhalten und Rückstände sind unverzüglich dem Vereinsvorsitzenden zu melden. Aus den Belegen muss Zahltag/Datum und Gegenstand/Zweck ersichtlich sein.
Alle Belege sind den festgelegten Titeln zuzuordnen und in einer Übersicht getrennt zu erfassen, dabei können Belege, die thematisch zusammengehören, als Sammelbeleg erstellt werden.
Das Kassenbuch kann als Kladde oder elektronisch geführt werden.
Ihm obliegt der Einzug der Zahlungen der Mitglieder sowie anderer Zahlungspflichtigen. Er verwaltet erteilte Einzugsermächtigungen und führt das Mahnwesen durch.
Er darf Zahlungen nur leisten, wenn ihm eine Zahlungsanweisung des Vereinsvorsitzenden oder ein entsprechender Versammlungsbeschluss (Protokoll) vorliegt. Er weist ausstehende Zahlungen über das Vereinskonto an oder leistet Barzahlungen gegen Quittung.
Nach Beitragszahlung obliegt ihm die Aushändigung der Erlaubnisscheine.
Zeichnet sich eine kritische Finanzlage ab, hat er umgehend den Vereinsvorsitzenden zu informieren.
Am Schluss des Geschäftsjahres erstellt er eine Jahresabrechnung in dreifacher Ausfertigung. Wird das Kassenbuch elektronisch geführt, ist dem Jahresbericht ein vollständiger Ausdruck beizufügen. Eine Ausfertigung des kompletten Berichts ist als Jahresabschluss zu den Kassenunterlagen zu nehmen, eine erhält der Vereinsvorsitzende und eine Ausfertigung ist zum Protokoll der Hauptversammlung zu nehmen.
Er erstellt auf der Basis der Daten des abgelaufenen Geschäftsjahres für das neue Geschäftsjahr einen Haushaltsplan, aus denen die Beträge für zu erwartenden Einnahmen und voraussichtlichen Ausgaben nach Zweck und Höhe in den Titeln aufgelistet sind.
Er führt die Mitgliederliste des Vereins. Dazu erfasst er alle Daten aus der Anmeldung und das Eintrittsdatum. Bei Beendigung der Mitgliedschaft erfasst er das Austrittsdatum. Die Mitgliederliste ist fortlaufenden zu nummerieren, eine bereits einmal vergebene Mitgliedsnummer darf nicht neu vergeben werden.
Er informiert den Vorsitzenden über anstehende Jubiläen.
Auf Verlangen hat er eine schriftliche Bescheinigung über die Zahl der Vereinsmitglieder vorzulegen.
Sinkt die Mitgliederzahl unter ein kritisches Maß, hat er umgehend den Vereinsvorsitzenden zu informieren. Das Amtsgericht kann, wenn die Zahl der Vereinsmitglieder unter drei sinkt, dem Verein die Rechtsfähigkeit entziehen.
Er gibt in den Versammlungen einen Überblick über die Entwicklung der Kassenlage und der Mitgliederzahlen.
Er informiert den Vorstand über den aktuellen Kassenstand der gem. Haushaltsplan veranschlagten Gelder, sofern die Einhaltung des Haushaltsplans gefährdet ist.
Er führt die Bestandsübersicht über die Sachwerte des Vereins. In dieser sind alle Sachwerte des Vereins mit Bezeichnung, Anschaffungsdatum und Anschaffungswert, Abschreibungen und Zeitwert aufzuführen. Bei beweglichen Wirtschaftsgütern ist auch Verbleib/Lagerung festzuhalten. Zum Jahresende sammelt er die Meldung der mit der Aufbewahrung beauftragten Mitglieder. Ändert sich die Aufbewahrung, ist dies in einem Versammlungsprotokoll festzuhalten und die Übersicht ist zum Jahresende zu aktualisieren. Die Bestandsübersicht ist als Anlage zum jährlichen Kassenbericht zu nehmen.
5.5.3 Gewässerwart
Ihm obliegt die Überwachung der Gewässer.
Er kontrolliert in unregelmäßigen Abständen die Wasserqualität der dem Verein zur Verfügung stehenden Gewässer und hält die Ergebnisse in einer Übersicht fest. Bei Gefahr für die Gewässer und seiner Fischbestände, bei festgestellten Fischkrankheiten bzw. Fischsterben, sowie Gewässerverunreinigungen ist der Vereinsvorsitzende umgehend zu unterrichten.
Er kann zur Wahrnehmung seiner Aufgaben ein Wasserfahrzeug mit Elektromotor einsetzen.
Kommt er zu der Erkenntnis, dass sich für ein Gewässer, ein Gewässerteil, den Fischbestand oder einer bestimmten Fischart ein Problem abzeichnet, macht er dem Vorstand Vorschläge für dessen Beseitigung/Milderung. (z.B. Änderungen/Einschränkungen der Erlaubnisse). Darüber entscheidet dann in der Regel der Gesamtvorstand. Bei Maßnahmen, die keinen Aufschub erlauben und in der kurzfristig keine Entscheidung durch den Gesamtvorstand eingeholt werden kann, ist er berechtigt die Entscheidung selbst zu treffen. Diese gilt dann bis zur Entscheidung durch den Gesamtvorstand.
Er sammelt und wertet die eingegangen Fangmeldungen aus und erstellt jährlich eine Übersicht über die gemeldeten Fänge, getrennt nach Fischart und Gewässer/Gewässerteil.
Nach erfolgter Auswertung erstellt er Vorschläge für notwendige Besatzmaßnahmen. Diese sollten Art, Menge und Kosten des Besatzes enthalten. Die geplanten Kosten sind dann nach Beschluss in den Haushaltsplan unter „feste Planungsgelder“ aufzunehmen.
Über seine Arbeit berichtet er in den Versammlungen und gibt der Jahreshauptversammlung einen zusammengefassten Bericht, der alle durchgeführten Hege- und Pflegemaßnahmen berücksichtigt und die Mitglieder über alle Tätigkeiten und Vorkommnisse am Gewässer informiert.
5.5.4 Schriftführer
Ihm obliegt die Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs.
Er erstellt oder veranlasst die Erstellung von Mitgliedsausweisen und Erlaubnisscheinen.
Er ist, in Absprache mit dem Vereinsvorsitzenden, verantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit.
Er bearbeitet die Internetseite des Vereins, sofern dafür nicht ein besonderer Vertreter bestimmt ist. Wenn er die Internetseite nicht selber bearbeitet, obliegt ihm die Überwachung der dort veröffentlichten Beiträge.
Er erstellt alle Protokolle und verwahrt eine Ausfertigung davon sowie eine Kopie/Durchschrift anderer Schriftstücke (außer Rechnungsbelege).
Einen Rückstand in der Bearbeitung, der den reibungslosen Ablauf der Geschäftsführung gefährdet, hat er dem Vereinsvorsitzenden unverzüglich zu melden.
Sollten bei einer Versammlung weder Schriftführer noch sein Vertreter anwesend sein, bestimmt der Vereinsvorsitzende einen Ersatzprotokollanten.
Über seine Arbeit berichtet er in den Versammlungen und gibt der Jahreshauptversammlung einen zusammengefassten Bericht.
5.5.5 Sportwart
Ihm obliegt die Durchführung, Organisation und Überwachung aller Vereinsangelveranstaltungen.
Bei Angelveranstaltungen des Vereins kann er die Zahl der erlaubten Angeln und den Anspruch auf die ca. 50 Meter Uferanspruch reduzieren.
Zu Beginn der Angelveranstaltungen hat er auf die Einhaltung der Gewässerordnung hinzuweisen und evtl. Einschränkungen, sowie das Veranstaltungsende, bekannt zu geben.
Er kann die ursprünglich festgesetzten Wiegezeiten, wenn die Mehrheit der Veranstaltungsteilnehmer dieses ausdrücklich wünscht, abändern. (Witterungsbedingungen). Bei Unstimmigkeiten muss er anwesende Vorstandsmitglieder hinzuziehen.
Er führt das abschließende Wiegen durch und hält alle Wiegeergebnisse schriftlich fest. Er hat dabei darauf zu achten, dass keine untermaßigen oder nicht abgestochene Fische sowie keine Fische die einem Fangverbot unterliegen, gewogen werden.
Die Ergebnisse der Jugendlichen bei den Gesamtveranstaltungen meldet er an den Jugendwart weiter.
Er meldet Verstöße gegen die Gewässerordnung umgehend dem Vereinsvorsitzenden.
Er sammelt alle Wiegeergebnisse anderer Vorstandsmitglieder und erstellt für den Vereinsvorsitzenden die Übersicht über die für ihre Fänge zu ehrenden Mitglieder.
Über die Ergebnisse und den Verlauf der stattgefundenen Angelveranstaltungen sowie ggf. über besondere Vorkommnisse berichtet er in den Versammlungen und gibt der Jahreshauptversammlung einen zusammengefassten Bericht.
5.5.6 Jugendwart
Er hat die Aufgabe, die jugendlichen Vereinsmitglieder durch theoretische und praktische Unterrichtung auf die Sportfischerprüfung vorzubereiten. Darüber hinaus schult er die jugendlichen Mitglieder, die die Prüfung bereits abgelegt haben, weiter.
Bei der Vorbereitung und Schulung müssen die jeweils gültigen gesetzlichen Bestimmungen und die Satzung des Vereins mit den angehängten Ordnungen im Vordergrund stehen. Insbesondere hat er die Mitglieder der Jugendgruppe über deren Änderungen zu unterrichten.
Er kann für die Jugendgruppe eigene Versammlungen anberaumen und durchführen, wenn er dies für notwendig oder sinnvoll erachtet.
Er hat das Recht eigene Veranstaltungen, die der Aus- und Weiterbildung oder dem Vereinszweck dienen, zu organisieren und durchzuführen.
Veranstaltungs- und Versammlungstermine werden dem Gesamtvorstand und den jugendlichen Mitgliedern direkt bekanntgegeben. Er hat das Recht dabei auf Benachrichtigungsmittel des Vereins zurückzugreifen.
Für die Betreuung der Jugendabteilung werden ihm eigene Finanzmittel des Vereins zur Verfügung gestellt. Diese sind in die festen Planungssummen des Haushaltsplans aufzunehmen.
Er meldet, mit Unterstützung des Sportwartes, die zu ehrenden Mitglieder der Jugendgruppe an den Vereinsvorsitzenden.
Über die Jugendarbeit berichtet er in den Versammlungen und gibt der Jahreshauptversammlung einen zusammengefassten Bericht.
5.5.7 Fischereiaufsicht
Er wird als ehrenamtlicher Fischereiaufseher durch die zuständige Gemeinde bestellt. Er hat den Status eines Vollzugsbeamten, begründet aber kein Dienstverhältnis zur Gemeinde.
In Absprache mit der Gemeinde können auf Vorschlag des Vereins für die eigenen oder gepachteten Gewässer mehrere Fischereiaufseher bestellt werden. Voraussetzung ist, dass der zur Bestellung Vorgeschlagene ordentliches Mitglied des Vereins ist.
Sind mehrere Fischereiaufseher bestellt, haben sie gleichwertige Befugnisse.
Er kontrolliert in unregelmäßigen Abständen Fischereiausübende auf das Vorhandensein der erforderlichen Papiere. Darüber hinaus ist er befugt, jederzeit die beim Fischfang gebrauchten Fanggeräte und Köder sowie die gefangenen Fische, in allen vor Ort befindlichen Behältnissen, einschließlich der Fahrzeuge, zu durchsuchen, Grundstücke zu betreten und Gewässer zu befahren.
Er kann zur Wahrnehmung seiner Aufgaben ein Wasserfahrzeug mit Elektromotor einsetzen.
Er führt eine Übersicht über seine Kontrollen mit evtl. festgestellten Verstößen und den getroffenen Maßnahmen.
In besonderen Fällen kann er zur Durchsetzung seiner Aufgaben und der von ihm angeordneten Maßnahme polizeiliche Unterstützung anfordern.
Bei besonderen Feststellungen informiert er umgehende den Vereinsvorsitzenden.
In den Versammlungen berichtet er über seine Kontrollen und legt der Jahreshauptversammlung einen zusammenfassen Bericht vor.
5.5.8 Ehrenrat
Der Ehrenrat ist für die Erfüllung seiner Aufgaben vom Vereinsvorstand unabhängig.
Er besteht aus einem Vorsitzenden und 2 Beisitzern.
Er tritt zusammen, um bei Verstößen eines Mitglieds gegen die Satzung oder einer der zugehörigen Ordnungen zu beraten und Art und Höhe einer evtl. Sanktion festzulegen.
Dem Ehrenrat dürfen nur ordentliche Vereinsmitglieder angehören, die nicht zugleich ein Amt im Gesamtvorstands bekleiden.
Der Ehrenrat kann angerufen werden,
- vom Vorsitzenden des Ehrenrates oder von einem Mitglied des Ehrenrates,
- vom Vereinsvorsitzenden,
- vom geschäftsführenden Vorstand,
- durch Beschluss des Gesamtvorstandes oder einer Versammlung,
- oder von einem Mitglied gegen das Sanktionen verhängt wurden.
Beratungsergebnisse des Ehrenrates sind schriftlich festzuhalten und an den Vereinsvorsitzenden weiterzugeben.
6. Festausschuss
Der Festausschuss besteht aus einem Leiter und maximal zwei weiteren in einer Versammlung bestimmten Mitgliedern. Er kann bei der Planung und Durchführung durch weitere Mitglieder unterstützt werden.
Er plant die der Festigung des Gemeinschaftsgefühls dienenden Vereinsvergnügen und führt sie durch.
Bei der Planung und Durchführung ist er zwar an Beschlüsse des Vorstandes oder einer Versammlung gebunden, kann darüber hinaus aber frei entscheiden.
Der Leiter des Festausschlusses ist berechtigt im Rahmen seiner Zuständigkeit Verträge abzuschließen, sofern die den Bestimmungen der Kassenordnung nicht widersprechen.
Der Leiter des Festausschusses berichtet in den Versammlungen über den Sachstand der geplanten Vorhaben. Nach der Durchführung berichtet er darüber, sofern dies nicht durch den Vereinsvorsitzenden oder Kassenwart erfolgt.
In der Jahreshauptversammlung berichtet er über alle durchgeführten Veranstaltungen.
7. besondere Vertreter
Für besondere Aufgaben können auf Vorschlag des Gesamtvorstandes zu dessen Unterstützung in einer Versammlung besondere Vertreter gewählt werden. Diese erhalten dann einen gesonderten Aufgabenbereich, der im Versammlungsprotokoll festzulegen sind.
8. Kassenprüfer
Sie haben den Auftrag die Kasse des Vereins zu überprüfen.
Sie überprüfen, ob die vorhandenen Mittel wirtschaftlich verwendet wurden und die Ausgaben sachlich richtig sind und mit dem Haushaltsplan übereinstimmen. Sie überprüfen also die Kassen- und Vermögensbestände des Vereins. Sie überprüfen, ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingezogen wurden und ob die Einnahmen und Ausgaben richtig verbucht wurden. Sie überprüfen dabei,
ob die Kontenabschlüsse von Barkasse und Bankkonten korrekt sind und ob für alle Buchungen Belege vorhanden sind,
dass es keine in der Buchhaltung des Vereins nicht enthaltenen „Nebenkassen“ gibt,
ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingegangen sind,
ob die Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des Vorstandes umgesetzt wurden und ob die damit verbundenen finanziellen Verpflichtungen eingehalten wurden und ob bei zustimmungspflichtigen Handlungen die Zustimmung der verantwortlichen Gremien eingeholt wurde,
ob etwaige Zahlungen an Mitglieder zu Recht erfolgt sind und hierfür Verträge oder Beschlüsse vorliegen,
ob die Beträge der Spendenquittungen mit den gebuchten Beträgen übereinstimmen und von allen erteilten Spendenquittungen Kopien vorhanden sind und ob Sachspenden, für die Spendenbescheinigungen ausgestellt wurden, als solche gekennzeichnet wurden,
ob die Mittel des Vereins sparsam und sachlich korrekt verwendet wurden,
ob für die in der Bestandsliste aufgeführten beweglichen Güter die Meldung der mit der Aufbewahrung beauftragten Mitglieder vorliegen. Darüber hinaus prüfen sie, ob alle Güter aus der Bestandsliste des Vorjahres in die zu prüfende Liste übernommen wurden,
durch den Kassenwart oder ein Mitglied erstellte Sammelbelege können stichprobenartig auf rechnerische Richtigkeit überprüft werden,
stimmen Kassenbuch und Kassenbestände überein, kann eine Überprüfung auf rechnerische Richtigkeit entfallen.
Die Kassenprüfer handeln bei dieser Prüfung stets im Rahmen pflichtgemäßen Ermessens. Sie können sich im Regelfall auf stichprobenartige Überprüfungen beschränken. Werden allerdings bei diesen Stichproben erhebliche Fehler festgestellt, muss eine vollständige und lückenlose Überprüfung erfolgen und der Vereinsvorsitzende ist umgehend darüber informieren. Sie schließen die Prüfung mit der Feststellung des ordnungsbemäßen Übertrags aller Abschlusssummen in das neue Geschäftsjahr ab. Ein gesonderter Prüfbericht ist nicht erforderlich, wenn sich keine Beanstandungen ergeben haben. Es reicht eine Prüfbemerkung auf den Ausfertigungen des Jahresabschlussberichts.
Stellen die Kassenprüfer Unrichtigkeiten, Unklarheiten oder Verfehlungen in der Kassenführung fest, müssen sie über die Prüfung einen Prüfungsbericht erstellen, in dem die Beanstandungen vermerkt sind und diese dem Vereinsvorsitzenden sofort vorlegen.
Das Ergebnis der Kassenprüfung ist in der Jahreshauptversammlung bekanntzugeben. Es ist die Grundlage für die Entlastung des Vorstandes.
Falls ein Kassenprüfer erkrankt oder ortsabwesend ist, kann der Vorstand ein anderes Mitglied als Prüfer beauftragen. Eine Ersatzbeauftragung beider Kassenprüfer durch den Vorstand ist jedoch nicht zulässig, sondern bedarf der Zustimmung einer Mitgliederversammlung (Monatsversammlung).
9. Haftung
Der Verein ist für den Schaden verantwortlich, den der Vorstand, ein Mitglied des Vorstandes oder ein anderer satzungsgemäß berufener Vertreter durch eine in Ausführung der ihm zustehenden Verrichtungen begangene, zum Schadensersatz verpflichtende Handlung einem Dritten zufügt.
Da alle Mitglieder des Vereins und des Vorstandes unentgeltlich tätig sind, haften sie dem Verein für einen bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursachten Schaden nur bei Vorliegen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Der Verein ist verpflichtet zur Absicherung von Ersatzansprüchen eine entsprechende Versicherung abzuschließen.
10. Erlaubnisschein
Jedem Sportfischer, der seinen Sport in einem Vereinsgewässern ausüben will, muss eine schriftliche Erlaubnis zur Ausübung dazu vorlegen können. Dies kann der Fischereierlaubnisschein für Mitglieder oder eine Gastkarte sein.
Die Erlaubnis muss folgende Angaben enthalten:
1. den Vereinsnamen, sowie die Unterschrift des Kassenwartes oder Vereinsvorsitzenden,
2. den Namen, den Vornamen und die Anschrift des Erlaubnisinhabers,
3. den Tag der Ausstellung und die Dauer der Fischereierlaubnis,
4. die Gewässer oder Gewässerstrecken, auf die sich die Erlaubnis erstreckt,
5. die zugelassenen Fanggeräte nach Art und Anzahl sowie Fahrzeuge,
6. Hinweise auf die Gewässerordnung des Vereins, ggf. Auszüge daraus,
sofern dies für die Fischereiberechtigten von besonderer Bedeutung ist (z.B. Schonzeiten und Mindestmaße)
7. Hinweis, dass die Ausübung des Angelsports auf eigene Gefahr erfolgt. Der Verein ist nicht für die Sicherheit des Geländes, der Ufer, Überwege oder sonstiger Einrichtungen verantwortlich.
Ein Fischereierlaubnisschein ist nicht erforderlich, für Teilnehmer an besonderen Angelveranstaltungen des Vereins, an Prüfungen sowie Vorbereitung von Prüfungen bei Anwesenheit eines Mitglieds des Gesamtvorstandes.
11. Schriftverkehr/Datenschutz
Grundsätzlich müssen alle Unterlagen, die die Vereinsführung betreffen, in schriftlicher Form vorliegen. Originale werden bei dem jeweilig Zuständigen aufbewahrt, Kopien sind an den Schriftführer und ggf. den Kassenwart zu geben.
Mitteilungen zwischen den Mitgliedern können auch per Fax, Email oder über ein anderes Kommunikationsmittel weitergegeben werden. Dies befreit aber nicht von der Pflicht zur schriftlichen Aufbewahrung.
Alle Vorstandsmitglieder sind berechtigt ihre Unterlagen auch elektronisch zu verwalten. Sie haben dabei die Datenschutzrichtlinien zu beachten.
Scheidet ein Vorstandmitglied aus, hat er alle Daten zu sichern, die Sicherung an seinen Nachfolger zu übergeben und seine Daten sicher zu löschen.
Grundsätzlich sind keine Daten an Dritte weiterzugeben. In Ausnahmefällen kann der geschäftsführende Vorstand eine Befreiung erteilen, wenn dies erforderlich ist. Art und Umfang sind dann schriftlich zu bestimmen.
Steht beim Ausscheiden eines Vorstandsmitgliedes kein Nachfolger fest, sind die Unterlagen bei einem anderen Vorstandsmitglied zwischenzulagern.
festgelegt in der Jahreshauptversammlung am 16. Juli 2021